Leçons pour ceux qui envisagent d’occuper un poste de direction dans l’administration supérieure (opinion)

Il est terminé. J’ai terminé ma première année universitaire en tant que doyen de division. En tant qu’administrateur, j’ai obtenu un accès spécial à l’enseignement supérieur que mes 17 années précédentes en tant que professeur ne m’ont pas permis d’obtenir. En fait, après avoir pris mes fonctions, un administrateur supérieur m’a fait part de ses félicitations et m’a dit : “Ce sera amusant. Maintenant, vous allez pouvoir voir comment fonctionne une université”. Et, en effet, je l’ai fait.

Notre campus de premier cycle comprend huit divisions, et je supervise l’une des plus importantes : la division des sciences humaines et du développement ; la division de la formation des enseignants, qui comprend cinq majeures et dix mineures, trois programmes spéciaux et deux programmes de deuxième cycle. Je supervise 43 professeurs à temps plein, environ sept enseignants auxiliaires et trois membres du personnel de bureau. Certains établissements font référence à mon rôle de chef de file en tant qu’universitaire ou directeur de département. Notre collège désignait auparavant mon poste de directeur de division, mais a changé le titre de doyen de division pour reconnaître la myriade de responsabilités assumées dans cette fonction.

Mon année inaugurale en tant que doyen de division a été prise en sandwich entre deux événements traumatisants : l’incendie de Woolsey et la fusillade de Borderline à l’automne 2018 et la pandémie de coronavirus qui a provoqué l’évacuation de notre campus ainsi que le passage à l’enseignement à distance d’urgence en mars 2020. Ces moments sans précédent m’ont amené à accorder une attention et un soin particuliers à la manière dont je m’acquitte de mes responsabilités de dirigeant au profit des étudiants, des membres du personnel et des professeurs de notre université.

En tant que formateur d’enseignants, je me livre régulièrement à des exercices métacognitifs, réfléchissant constamment à ma pédagogie et examinant les outils et les stratégies que je peux partager avec mes élèves-enseignants afin de les préparer au mieux aux exigences de la profession d’enseignant. En abordant le poste de doyen de division, j’ai reconnu de manière préventive que mes réflexions et les leçons apprises au cours de ma première année pourraient servir de ressource utile à d’autres personnes qui envisagent d’occuper un poste de direction dans l’enseignement supérieur. Les notes que j’ai prises au cours de ma première année ont permis de dresser cette liste de 13 conseils pratiques qui, je l’espère, aideront un administrateur nouvellement désigné.

Développer votre propre orientation

Walter H. Gmelch et Val D. Miskin ont confirmé en Diriger un département universitaire que “peu d’universités et d’écoles supérieures ont une formation systématique pour leurs responsables académiques, et sur plus de 2 000 responsables académiques [they] ont été interrogés, seuls 3 % ont des programmes de développement de chaires de département dans leurs universités”. Mon introduction au leadership dans l’enseignement supérieur n’a pas été différente. Bien que l’université ait généreusement offert de soutenir ma participation à une conférence sur le leadership, aucune formation systématique n’était disponible pour moi avant que je ne commence ma première année en tant que doyen de division. J’ai trouvé les quatre actions suivantes très utiles et je vous recommande de les envisager.

  1. Dressez une liste de lecture sur le leadership. Il arrive qu’une université achète des livres à titre de frais de développement professionnel. Les textes que j’ai sélectionnés représentaient un large éventail de disciplines, notamment le commerce (Les 90 premiers jours : Des stratégies éprouvées pour se mettre à niveau plus rapidement et plus intelligemment et Bon à Grand : Pourquoi certaines entreprises font le saut … et d’autres pas), les sciences sociales (Les 5 langues d’appréciation sur le lieu de travail : Donner du pouvoir aux organisations en encourageant les gens) et l’éducation (Diriger un département universitaire).
  2. Prenez rendez-vous avec d’anciens doyens et des doyens actuels pour en tirer des enseignements. Les idées pratiques et les expériences personnelles de ces collègues m’ont soutenu tout au long de l’année. Il est essentiel d’avoir des alliés sur lesquels s’appuyer. Une ressource particulièrement précieuse que j’ai appréciée était un Google Doc qu’un ancien doyen de division avait utilisé pour planifier les tâches mensuelles pour toute l’année universitaire. J’y ai souvent fait référence pour m’assurer que je ne négligeais pas par inadvertance des événements ou des responsabilités.
  3. Assistez à une formation sur le budget. Prenez rendez-vous avec le responsable du budget pour mieux comprendre les finances de votre service. Assistez à une formation technologique pour apprendre à utiliser le programme budgétaire. Pendant la première année, j’ai appris quelques notions de base sur les différents comptes de ma division, comment ils sont codés dans le système et comment approuver ou refuser des opérations.
  4. Apprenez de votre superviseur. Les rencontres avec la doyenne associée principale m’ont régulièrement offert de nombreuses occasions de tirer parti de son expérience. Ses conseils sur la façon de répondre aux membres du corps enseignant avec des mots comme “Vous m’avez donné beaucoup de matière à réflexion” ou ses conseils sur la façon de formuler un courriel sensible à un professeur m’ont été extrêmement utiles dans mes interactions avec mes anciens pairs dans mon nouveau rôle administratif.

Rafraîchir votre espace physique et numérique

Il était important pour moi de marquer le changement de notre division en rafraîchissant physiquement et numériquement notre espace de travail. Dans mon cours de psychologie de l’éducation, j’explique comment le modèle de traitement de l’information représente la façon dont notre cerveau absorbe les connaissances par nos sens pour renforcer les données en utilisant des stratégies d’enseignement implicites ou explicites. La mise à jour des espaces physiques pour marquer un nouveau chapitre dans l’histoire d’un département est une stratégie explicite qui peut être utilisée pour transmettre un changement ou marquer un nouveau départ. Remplacer les tableaux d’affichage délavés et les photos périmées par des fonds lumineux, des images à haute résolution et des affiches vivantes a fait bonne impression. En outre, le fait de montrer aux membres de la faculté comment j’ai actualisé notre présence numérique en remaniant notre site web a constitué une représentation tangible de mon engagement à nous faire avancer. De telles stratégies explicites envoient également un message implicite. En prenant le temps de rafraîchir nos espaces physiques et numériques, les professeurs voient constamment les signes d’une nouvelle ère.

  1. Engagez un graphiste ou utilisez vos compétences en matière de conception graphique. Heureusement, mon expérience avec Photoshop, PowerPoint et la photographie numérique m’a été utile en tant que doyen de la division. Plutôt que d’avoir à attendre une équipe de graphistes, j’ai personnellement pu créer des affiches accrocheuses mettant en valeur les recherches des professeurs et des étudiants, partager des citations inspirantes et afficher des images de haute qualité. Si vous ne possédez aucune compétence en matière de conception graphique, vous pouvez envisager d’engager un étudiant pour vous aider, car il est essentiel d’avoir un graphiste dans votre équipe. Au cours de l’année, la faculté peut également utiliser les talents des étudiants en conception graphique pour élaborer des dépliants d’événements et des brochures de programmes.
  2. Travaillez avec les spécialistes des médias. Bien que les universitaires ne soient généralement pas doués pour la conception de sites web ou les médias sociaux, il est essentiel de donner la priorité aux réunions avec le spécialiste des médias web et les responsables des médias sociaux de votre établissement pour promouvoir votre division et attirer une attention positive sur son travail. En examinant notre site web, j’ai rapidement constaté que les titres des professeurs étaient incorrects, que les photos étaient dépassées et que notre bon travail n’était pas partagé efficacement. En travaillant avec des spécialistes des médias, j’ai pu rafraîchir notre site web rapidement et mettre en valeur nos programmes de manière créative.

Apprécier les gens

Nous travaillons dans un métier de personnes. Si nous regardons à l’intérieur de l’enseignement supérieur, nous trouverons des personnes engagées dans l’entreprise éducative. Sur Les 5 langues d’appréciation sur le lieu de travailGary Chapman et Paul White déclarent que “nous nous épanouissons tous dans une atmosphère d’appréciation”. L’appréciation authentique affirme la valeur d’un employé en tant que personne et améliore toute la culture du travail. Reconnaissant ces principes importants, je me suis engagé à exprimer ma sincère gratitude à tous les membres de ma division et à communiquer régulièrement avec eux.

  1. Montrez une réelle appréciation du personnel du bureau. Être doyen de division m’a permis de voir le travail de notre personnel de bureau à travers une lentille entièrement nouvelle. En tant que membre de la faculté, je n’ai jamais réfléchi à la façon dont nos fournitures de bureau étaient commandées, dont les remboursements étaient traités dans notre division ou dont les salles de classe étaient approvisionnées – je tenais toutes ces tâches pour acquises. Aujourd’hui, en tant qu’administrateur, j’ai l’occasion de souligner le travail de soutien de nos employés en leur rendant hommage publiquement, en leur laissant des notes réfléchies et en les remerciant régulièrement pour leur travail.
  2. Présenter les étudiants salariés. Encourager les étudiants travailleurs à se présenter à la faculté dans le bureau ou lors d’une réunion officielle de division contribue à favoriser la communauté dans le département. Il est également utile d’avoir de grands badges pour les étudiants employés sur leur bureau afin que la faculté puisse s’adresser à eux personnellement par leur nom. De tels détails ont contribué de manière significative au développement d’un environnement de travail positif dans notre bureau.
  3. Améliorer le moral des professeurs. Gmelch et Miskin ont souligné le rôle de développeur de faculté comme l’une des responsabilités clés d’une chaire universitaire. Si les superviseurs fusionnent les concepts de soutien au développement du corps professoral et d’expression d’une véritable appréciation, ils peuvent améliorer le moral des professeurs pour les aider à atteindre leur potentiel maximum. Au début de l’année, j’ai remis aux membres du corps professoral d’élégants badges gravés de leurs noms et titres. Le fait de porter ces badges lors des événements universitaires tout au long de l’année leur a remonté le moral. De plus, l’organisation d’événements spéciaux comme les fêtes de fin d’année, en personne et en ligne, et l’affirmation publique du travail des professeurs ont alimenté un climat de travail positif et ont uni notre communauté.
  4. Communiquez régulièrement et rapidement. La première différence évidente que j’ai remarquée en assumant un rôle de leader dans l’enseignement supérieur a été le flot de courriels. Les doyens de division ont accès aux rouages internes d’une université, de sorte que le nombre de personnes avec lesquelles on traite régulièrement augmente de façon exponentielle, tout comme les responsabilités qui accompagnent cet accès. Apprendre comment et quand communiquer une idée, une pensée ou une décision prend du temps. En tant que dirigeant, vous devez maintenant intégrer ces considérations dans votre routine quotidienne. En période d’incertitude, il est particulièrement important de communiquer plus régulièrement avec les membres du corps enseignant et du personnel, même si vous ne faites que partager une expression de gratitude, un conseil pédagogique ou un outil technologique, ou encore réitérer une annonce de l’université. Les membres du corps professoral recherchent la direction d’un leader.

Aiguiser vos compétences en matière de planification d’événements

Mes compétences en matière de planification d’événements se sont avérées très précieuses dans l’exercice de mes nouvelles responsabilités administratives. Être organisé, clair dans mes communications, créatif et polyvalent m’a permis de jongler avec les nombreuses exigences du poste. Ces compétences m’ont également aidé à organiser et à tenir des événements tout au long de l’année universitaire.

  1. Modéliser l’excellence par des événements. En tant qu’administrateur, vous assisterez et organiserez probablement beaucoup plus de manifestations universitaires que vous ne l’avez jamais fait en tant que membre du corps enseignant. Les salons d’admission, les présentations spéciales des professeurs, les réunions de division, les réceptions spéciales et de nombreuses autres activités remplissent mon calendrier ; beaucoup de ces entreprises sont celles que j’ai personnellement supervisées. J’ai constaté que la communication d’une norme d’excellence ne se fait pas toujours en utilisant seulement des mots. Lorsque j’organisais des rassemblements, j’étais très attentif à prendre en compte chaque détail de leur exécution. Avant les réunions de division, j’ai appris à poser des questions comme
  • Qu’est-ce qui sera affiché à l’écran lorsque les professeurs entreront dans la salle ?
  • Quels seront les matériaux utilisés sur chaque bureau ?
  • Quelle chanson sera jouée à leur entrée ?
  • De la nourriture sera-t-elle servie ?
  • Combien de minutes seront consacrées à chaque point de l’ordre du jour ?
  • Comment les bureaux seront-ils organisés ?
  • Le lieu de réunion est-il adapté aux besoins des invités ?

Prendre soin de soi-même

Avant d’assumer un poste de direction, les gens se mettent en garde contre le stress et les longues heures de travail qui commencent à nuire à la santé. C’est vrai, il est donc essentiel de maintenir son bien-être.

Au cours de mon premier mois en tant qu’administrateur, l’une de mes premières erreurs a été de manger un jour à mon bureau au lieu de faire une pause. Après avoir passé plus de huit heures dans mon bureau ce jour-là, je me suis juré de ne jamais répéter cette erreur. Lorsque je suis resté à mon bureau toute la journée, je me suis senti épuisé, déprimé et vaincu. Maintenant, je prends toujours mon heure de déjeuner et je trouve des moyens de me ressourcer. Le travail sera toujours là, et je ne peux pas m’acquitter efficacement de mes tâches si je ne suis pas bien.

  1. Faites un bilan de santé. Il est utile de consulter un médecin avant d’assumer votre rôle de dirigeant, car cela vous permet de voir ce dont votre corps a besoin physiquement avant d’aller de l’avant. Avez-vous besoin de surveiller votre alimentation ou de faire plus d’exercice ? Commencer l’année par un rendez-vous bien-être permet d’établir une base de référence pour comparer les données des prochains rendez-vous.
  2. Surveillez vos habitudes. Au bout d’un certain temps, vous commencerez à comprendre les rythmes de votre journée de travail. Comment allez-vous commencer ? Comment allez-vous la terminer ? De combien de temps avez-vous besoin pour dormir ? Dans quelles circonstances votre esprit et votre corps se développent-ils ? Une fois que vous ouvrez votre ordinateur et que vous commencez à travailler, la journée s’empare de vous. J’ai donc trouvé que faire une pause le matin pour pratiquer la pleine conscience était utile et améliorait ma productivité au travail.
    Vous pourriez envisager de commencer votre journée par quelque chose qui vous aide à soutenir votre propre esprit, comme écouter une chanson édifiante, méditer, exprimer votre gratitude ou lire pour votre développement personnel. En outre, à la fin de la journée, j’ai constaté que je ne pouvais plus rien faire après mon retour à la maison. J’avais fini. Donc, pour intégrer l’exercice dans ma routine, j’ai découvert que je devais faire de l’exercice au travail avant de quitter le campus. Notre université proposait des cours de yoga, et ils s’adaptaient à mon emploi du temps. De la même manière, j’ai commencé à surveiller mes habitudes alimentaires. Je savais qu’il fallait que j’apporte de la nourriture et que je fasse des pauses pour grignoter, sinon je ne mangerais pas raisonnablement. Il est important de revoir vos habitudes et d’analyser les circonstances dans lesquelles vous vous épanouirez le mieux.

Ces conseils m’ont apporté une grande fortune au cours de ma première année d’administration, et j’espère qu’ils feront de même pour d’autres personnes qui assument des rôles similaires avec peu ou pas d’orientation en ces temps incertains. Le travail est implacable mais important. Vous aurez l’occasion d’en bénir beaucoup, mais vous ne pouvez pas le faire sans vous occuper d’abord de vous-même. Alors que vous vous lancez dans votre propre voyage dans l’enseignement supérieur, je vais réitérer les paroles qui m’ont déjà été adressées : “Ce sera amusant. Maintenant, vous allez pouvoir voir comment fonctionne une université”.