Conseillers financiers: Diminuez la distraction avec un système Kanban personnel – Forbes

Pour la plupart des conseillers financiers, personne ne s’est jamais assis et ne nous a dit: «Voici comment vous devez vous occuper de votre journée.» Trop d’entre nous ont commencé leur carrière en étant jugés par une seule mesure – nouvelle génération de revenus – et les seuls outils qui nous ont été fournis étaient un livret dans lequel écrire les noms d’autant d’amis et de membres de la famille que nous pouvions en évoquer et un téléphone. Le reste dépendait de nous.

Le premier jour, tout ce que nous avons fait (dans la vie, pas seulement au travail) était conçu pour générer de nouvelles affaires, et tout le reste a été sublimé à cet objectif, y compris servir ces nouveaux clients, apprendre à mieux les servir et gérer réellement l’entreprise d’un pratique de conseil financier. Tant que vous vous soumettez à une rencontre par semaine avec un mec qui fait son impression d’Alec Baldwin “Soyez toujours proche»Discours, le reste dépendait de vous.

Si vous étiez l’un des moins nombreux à entrer dans l’entreprise par une voie moins axée sur les ventes, vous étiez probablement inséré dans un système conduit par l’approche autrefois maniaque de quelqu’un d’autre pour atteindre l’objectif unique de nouvelle génération de revenus. Ensuite, l’omniprésence du courrier électronique, des calendriers partagés, de la messagerie instantanée, des téléphones intelligents et des médias sociaux a pulvérisé un liquide plus léger sur le feu de la benne à ordures qui était la plupart de nos jours.

Le résultat final est quelque chose que le professeur d’informatique et auteur de productivité Cal Newport appelle «l’esprit de ruche hyperactif» dans son nouveau livre, Un monde sans e-mail, où nos jours sont un engouement perpétuel de changement de tâche à travers divers médias. Nous sommes trompés en pensant que nous sommes productifs parce que nous nous sentons tellement occupés, mais nous sommes en fait beaucoup moins productifs que nous ne pourrions l’être autrement si nous ne reconnaissions que la science et structurions nos jours et nos semaines de manière à optimiser notre utilisation du seul muscle que nous devons rassembler – notre esprit.

«Quoi que nous fassions», m’a dit Newport, «notre cerveau doit lui accorder toute son attention. Et pour ce faire, vous avez besoin d’un flux de travail environnant sur la façon dont toutes les différentes tâches identifiées sont visualisées et attribuées. Quel que soit le type de travail que vous effectuez, cette séquentialité cognitive est essentielle. »

Je pense que cela est particulièrement vrai dans notre travail en tant que conseillers, donc même si je n’essaierai pas de vous dire comment faire votre travail ou de poser quels éléments de votre travail sont les plus importants – cela dépendra de vos rôles et objectifs – je suis ravi pour offrir une structure de flux de travail malléable que vous pouvez adapter pour aider à réduire les distractions et augmenter votre productivité, ainsi qu’un outil en ligne gratuit qui vous aidera à mobiliser cette méthode en quelques minutes.

REMARQUE: Cette méthodologie est si hautement adaptable que même si vous n’êtes pas un conseiller financier, vous devriez pouvoir l’adapter facilement à votre travail.

Pour commencer, Newport recommande que nous nous engagions dans un exercice appelé «optimisation asymétrique des processus» – essentiellement une comptabilité de ce que nous faisons. Michael Kitces a fait un travail exceptionnel en tranchant le gâteau de la façon dont «les conseillers financiers passent réellement leur temps et les limites de leur productivité» de manière assez détaillée. J’ai simplifié cette liste pour représenter quatre processus fondamentaux qui représentent la façon dont presque chaque conseiller passe son temps:

  • Portion – Interagir avec les clients et prospects
  • en cours d’analyse – Recherche et numérisation
  • Apprentissage – Faire progresser les connaissances grâce à la formation continue
  • Collaborer – Réunions d’équipe, d’entreprise et de réseautage

Maintenant, que se passerait-il si nous prenions ces quatre processus de base – des contextes de notre travail, chacun nécessitant un état d’esprit légèrement différent – et les orchestrions à travers un système simple et agile? Le système s’appelle Kanban et l’outil que je recommanderai pour implémenter ce flux de travail est Trello.

Kanban est le mot japonais pour «signboard» ou «billboard» et il a été créé comme un moyen d’augmenter l’efficacité de la fabrication automobile chez Toyota, mais il a été adapté plus récemment en tant que cadre agile pour aider à transformer des projets de développement logiciel très complexes en étapes individuelles exploitables. Jim Benson a ensuite traduit la sagesse en un système Kanban personnel qui est si simple que lorsque vous regardez la vidéo de six minutes, vous vous dites: «Vraiment? C’est tout?”

Son principe de base rempli de notes autocollantes est que nous devons d’abord visualiser notre travail, puis limiter notre travail en cours. Il propose un exemple de flipboard ultra-simple où toutes nos tâches sont divisées en trois listes: Options, Faire, Terminé.

La liste d’options est cette liste de tâches typique et sans fin sur votre bloc-notes jaune ou système de gestion des tâches en ligne qui vous tient suffisamment stressé. Mais le vrai truc pour PK est que Benson insiste sur le fait que nous avons pas plus de trois articles dans notre liste de choses à faire à la fois. Ce n’est que lorsque nous avons déplacé l’un de ceux-ci vers Terminé que nous sommes autorisés à en déplacer un autre des options vers l’action.

En combinant l’élégance simple de Benson avec la brillance de Newport et en l’appliquant à nos conseils au jour le jour, considérez le conseil Kanban du conseiller financier personnalisable:

De gauche à droite:

  • Les modes est simplement une légende représentant chacun de vos processus ou modalités principaux, un rappel visuel que les types de tâches au sein de chacune de ces catégories doivent rester distincts dans vos flux de travail. Modifiez-les comme il convient.
  • Options c’est là que toutes les nouvelles tâches débarquent.
  • Attendre (ou Waiting On) est inspiré de David Allen (via Faire les choses) où les tâches pour lesquelles vous attendez quelqu’un d’autre sont conservées à l’esprit (et vérifiées chaque semaine).
  • Cette Semaine, comme cela l’implique, c’est ce que vous espérez accomplir cette semaine. Beaucoup savent que je suis un grand fan de Bullet Journaling, et la partie la plus importante de mon processus personnel est mon exercice de planification hebdomadaire. Je le fais lundi matin, mais certains choisissent plutôt la fin de la semaine.
  • À présent est là où ces pas plus de trois les objets qui consomment actuellement votre conscience résident. Et oui, c’est le grand différenciateur de cette méthodologie de productivité particulière. Simple, mais brillant et surtout efficace.
  • Fait C’est là que vous vous donnez la tape momentanée du dos, et la ruée vers l’endorphine méritante, de ressentir un sentiment d’accomplissement. Je permets à ces «choses à faire» de s’accumuler tout au long de la semaine, puis d’archiver cette liste pendant ma planification hebdomadaire le lundi matin.

L’outil en ligne que j’utilise (tout comme Cal Newport) est Trello – une machine Kanban virtuelle – et la seule terminologie que vous devez connaître est cohérente avec à peu près tous les systèmes Kanban que vous trouverez:

Votre conseil est le point de vue que nous venons de décrire ci-dessus. Chaque colonne est une liste et comprend vos cartes mobiles, chacune représentant une tâche unique à accomplir.

Comme mentionné, la meilleure chose à propos de ce système est sa flexibilité. J’espère que vous vous sentirez libre de personnaliser les quatre processus fondamentaux mentionnés ci-dessus – et bien sûr, si vous souhaitez réorganiser ou renommer les différentes listes, j’espère que vous le ferez! Le seul non-négociable pour que votre système soit un véritable Kanban personnel est que vous avez une liste pour les tâches entrantes, que vous n’avez jamais plus de trois tâches sur lesquelles vous vous concentrez en ce moment et que vous vous donnez le cadeau de visualiser le valeur de vos efforts avec une colonne terminée.

Voici un lien vers un tableau Kanban Trello de conseiller financier avec la configuration que j’ai décrite. Si vous n’avez pas de compte Trello, vous pouvez vous inscrire gratuitement. Ensuite, pour prendre ce tableau et en faire le vôtre, appuyez sur dans le coin supérieur droit du tableau, puis sur , et enfin, . J’espère que vous partagerez vos innovations avec moi au fur et à mesure qu’elles se produisent!